Top-Tipps zur Auswahl eines SaaS-Anbieters

Die Wahl der richtigen SaaS-Software für Ihr Unternehmen ist etwas, das jeder ernst nehmen sollte. Ein gut gewähltes Tool kann die Leistung und Effizienz Ihres Unternehmens wirklich steigern, während ein falsch gewähltes Tool schnell zu Engpässen und Skalierbarkeitsproblemen führen kann.

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich bei der Auswahl der verschiedenen Tools Zeit nehmen und sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Entscheidung treffen. Wir werden Dinge wie die geschäftlichen Anforderungen, den Nutzen der Testphase, die Benutzererfahrung, den Ruf des Anbieters, die Preisgestaltung und Skalierbarkeit, die Integrationsmöglichkeiten und auch die Roadmap des Anbieters behandeln.

Gehen wir also näher auf die verschiedenen Punkte ein, die Sie bei der Auswahl eines neuen SaaS-Tools berücksichtigen/recherchieren sollten.

Definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Definieren Sie zunächst, was genau Sie brauchen. Welche Kategorie von SaaS-Tool benötigen Sie? Welchen Zweck soll es erfüllen? Listen Sie alle Funktionen auf, die Sie benötigen, Arbeitsabläufe, die erstellt werden müssen, usw.

Recherchieren Sie über verschiedene Software in dieser Kategorie. Informieren Sie sich über die verschiedenen Unternehmen, die es auf dem Markt gibt, und vertiefen Sie sich in deren Websites, um die Tools, Unternehmen und Funktionen zu verstehen.

Vergewissern Sie sich auch, dass Ihre Unternehmensgröße mit den Hauptnutzern des Tools übereinstimmt - wenn Sie zum Beispiel ein kleines Unternehmen sind, die SaaS-Software aber auf Unternehmenskunden ausgerichtet ist, dann ist dieses Tool möglicherweise nicht die beste Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen und wahrscheinlich auch zu kostspielig. Gleichzeitig könnte ein anderes Tool, das auf KMU (kleine und mittlere Unternehmen) ausgerichtet ist, viel besser zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.

Nutzen Sie die Probezeit

Auch wenn wir hier viele verschiedene Punkte aufführen, die Sie berücksichtigen sollten, ist es sinnvoll, die Lähmungsanalyse im Hinterkopf zu behalten (die Angst, eine falsche Entscheidung zu treffen, was dazu führt, dass Sie überhaupt keine Entscheidung treffen und sich nicht für ein Tool entscheiden). Irgendwann ist es mit der Recherche allein nicht mehr getan - letztendlich kommt es darauf an, das Tool zu nutzen, da es etwas ist, das Sie und/oder Ihr Team täglich verwenden werden.

Deshalb ist es ideal zu sehen, ob ein Tool eine Testphase anbietet - wenn ja, melden Sie sich an und probieren Sie es aus. Versuchen Sie, es für einige Anwendungsfälle zu nutzen, die zu Ihrem Unternehmen passen, und sehen Sie, wie Ihnen die Schnittstelle und die Benutzerfreundlichkeit gefallen. Probieren Sie ein paar verschiedene Tools aus, bewerten Sie, wie es sich anfühlt, sie täglich zu benutzen, holen Sie Feedback von Ihrem Team ein, usw.

Und am Ende sollten Sie keine Angst vor einer (falschen) Entscheidung haben - da die meisten SaaS-Tools monatlich kündbar sind, gehen Sie kein großes Risiko ein. Wenn Sie sich wirklich für ein ungeeignetes Tool entschieden haben, können Sie einfach ein besseres an Bord nehmen und damit weitermachen.

Beachten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Oft wird das übersehen, aber die Benutzerfreundlichkeit ist tatsächlich so wichtig. Niemand möchte eine Software verwenden, die aufgebläht, schwer zu erlernen und zu benutzen ist, die nicht die beste Benutzererfahrung bietet und so weiter. Die Realität ist jedoch, dass es eine Menge Software gibt, die weit verbreitet ist, obwohl ihre UX (User Experience) wirklich schrecklich ist.

Vergleichen Sie also verschiedene Software, sehen Sie sich an, wie die Benutzeroberfläche aussieht, und besuchen Sie immer die Website des Unternehmens, die oft einen guten Eindruck davon vermittelt, wie das Unternehmen an Design und Benutzerfreundlichkeit herangeht. Wenn die Website selbst schon chaotisch und schwer zu navigieren ist und es schwierig ist, Informationen zu finden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Produkt des Unternehmens nicht anders ist.

Es reicht nicht aus, dass wir Produkte bauen, die funktionieren, die verständlich und benutzbar sind, wir müssen auch Produkte bauen, die Freude und Spannung, Vergnügen und Spaß und ja, auch Schönheit in das Leben der Menschen bringen." - Don Norman

So komisch es auch klingen mag, ich finde, dass SaaS-Produkte cool sein und Spaß machen sollten. Es sollte Ihnen Spaß machen, es zu benutzen und zu sehen, wie es Ihnen (oder Ihrem Team) hilft, effizienter zu arbeiten.

Bewertung von Sicherheit und Datenschutz

Daten und Datenschutz sind zwei der wichtigsten Dinge für Menschen und Unternehmen. Wenn Sie ein externes Tool eines externen Unternehmens einsetzen, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um zu verstehen, wie das Unternehmen mit Daten und dem Datenschutz seiner Nutzer umgeht.

Sind sie GDPR-konform? Wie werden die Daten verarbeitet und mit wem werden sie geteilt? Können Sie Ihre eigenen Daten kontrollieren und löschen, wenn dies erforderlich ist?

Informieren Sie sich außerdem über die Sicherheitsprotokolle des Unternehmens, um Datenlecks, unbefugten Zugriff und ähnliche Probleme zu vermeiden. Glücklicherweise nehmen die meisten guten Unternehmen Daten und Datenschutz sehr ernst, da sie wissen, wie wichtig dies für ihre Kunden ist, insbesondere in Europa mit den GDPR-Anforderungen.

Ruf des SaaS-Softwareanbieters

Es ist immer eine gute Idee, das Unternehmen hinter der Software zu kennen. Wie steht es um die finanzielle Situation des Unternehmens? Lesen Sie Bewertungen über das Unternehmen und die Software. Informieren Sie sich, was die Mitarbeiter des Unternehmens über die Arbeit dort denken. Lesen Sie den Newsroom des Unternehmens (sofern er auf der Website vorhanden ist), um die wichtigsten und neuesten Nachrichten zu erfahren. Überprüfen Sie die sozialen Medien, um zu sehen, wie aktiv das Unternehmen online mit seinen Kunden kommuniziert.

Natürlich müssen Sie diese Informationen mit Vorsicht genießen, denn Sie können wahrscheinlich immer etwas Negatives finden. Da jedoch hinter jedem Produkt ein Unternehmen steht und hinter jedem Unternehmen Menschen stehen, ist es interessant, neben der Software selbst auch mehr über diese beiden Elemente zu erfahren.

Preisgestaltung und Skalierbarkeit

Geld spielt eine Rolle. Die Preise von SaaS-Tools der gleichen Kategorie können sehr unterschiedlich sein. Machen Sie sich also von Anfang an klar, wie hoch Ihr potenzielles Budget ist (überlegen Sie, wie viele Benutzer das Tool nutzen werden, welchen Plan und welche Funktionen Sie benötigen und ob Sie monatlich oder jährlich zahlen möchten), und sehen Sie sich die Preisseiten der verschiedenen Software an.

Meiner Erfahrung nach kann es sehr einfach sein, den Gesamtpreis eines bestimmten Produkts zu verstehen, oder es kann ein absoluter Albtraum sein, den tatsächlichen Endpreis zu berechnen, da viele Unternehmen es wirklich schwierig machen, die zusätzlichen Kosten zu verstehen (zusätzliche Kosten für einige Funktionen, unterschiedliche Grenzwerte usw.). Nehmen Sie sich etwas Zeit und versuchen Sie, einige grundlegende Berechnungen darüber anzustellen, wie viel die verschiedenen Tools Sie möglicherweise kosten können. Dadurch können Sie vielleicht einige Optionen von vornherein ausschließen.

Apropos Preise und verschiedene Pakete: Versuchen Sie auch herauszufinden, ob Ihr Unternehmen mit der gleichen Software wachsen kann. Wenn Sie von Anfang an das teuerste Paket wählen müssen und schon bald an die Grenzen der Nutzung stoßen, ist es vielleicht nicht die klügste Entscheidung, dieses Tool einzusetzen, da es große Probleme mit der Skalierbarkeit mit sich bringen wird. Wählen Sie ein Produkt, mit dem Ihr Unternehmen eine lange Zukunft haben kann.

Integrationsfähigkeit

Die meisten Unternehmen verwenden eine Vielzahl unterschiedlicher Software. Wenn Sie eine neue SaaS-Software für einen bestimmten Bedarf auswählen (z. B. ein neues CRM-Tool), sollten Sie unbedingt recherchieren, welche Integrationsmöglichkeiten die verschiedenen Tools bieten. Glücklicherweise erlauben die meisten modernen SaaS-Tools Integrationen zwischen verschiedenen Anwendungen, aber es ist immer wichtig, zu überprüfen, ob Sie die Tools, die Sie für verschiedene Zwecke verwenden, integrieren können. Zum Beispiel

• Wenn Sie ein neues CRM-Tool auswählen, prüfen Sie, ob Sie es mit Ihrer E-Mail-Marketing-Software integrieren können.
• Wenn Sie ein neues Automatisierungstool auswählen, prüfen Sie, ob Sie verschiedene Datenquellen, die Sie verwenden, integrieren können.
• Wenn Sie sich für eine neue Projektmanagement-Software entscheiden, prüfen Sie, ob Sie diese mit Ihren Teamkalendern und Ihrer Kundenmanagement-Software integrieren können.

Roadmap des Anbieters

Versuchen Sie herauszufinden, wie die Roadmap eines Unternehmens für die nächsten 1-5 Jahre aussieht. Oft haben SaaS-Unternehmen einen Blog-Beitrag darüber, eine Wunschliste, auf der die Benutzer für die nächsten Funktionen stimmen können, Webinare usw.

Sehen Sie einen Anbieter, der sich in eine ähnliche Richtung wie Ihr Unternehmen bewegt? Wird er die Funktionen hinzufügen, die Ihr Unternehmen braucht? Gefällt Ihnen die Art und Weise, wie er mit seinen Kunden kommuniziert?

Die Richtung, die das SaaS-Unternehmen einschlägt, zu verstehen, kann ein wirklich wichtiger (und oft unterschätzter) Punkt sein, den es zu berücksichtigen gilt - denn dies kann ausschlaggebend dafür sein, ob Sie die Software des Unternehmens auf lange Sicht weiter nutzen wollen/können. Wenn Sie deutliche Anzeichen dafür sehen, dass das Unternehmen nicht die Funktionen hinzufügt, die für Ihre geschäftlichen Anforderungen wichtig sind, ist es vielleicht sinnvoll, ein Tool zu wählen, das diese Funktionen bereits bietet.

Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass es sinnvoll ist, Roadmaps nicht als Versprechen zu verstehen, denn Unternehmen passen sich an die veränderte Wirtschaftslage an, Prioritäten können sich verschieben usw. Verstehen Sie die Richtung, aber verlassen Sie sich nicht auf alle kleinen Details.

Fazit

Wie Sie sehen, ist die Auswahl einer SaaS-Software und eines Anbieters nicht so einfach, wie es scheint - es ist sinnvoll, etwas Zeit in die Recherche zu investieren, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen, und langfristig zu denken, um spätere Probleme zu vermeiden.

Befolgen Sie die oben genannten Punkte, machen Sie sich mit den Details der verschiedenen SaaS-Anbieter vertraut, und Sie sollten in der Lage sein, eine gute Entscheidung auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Anforderungen zu treffen.

⭐ Kleiner Tipp zum Schluss: Aus meiner persönlichen Erfahrung heraus ist es sinnvoll, verschiedene Tools einfach auszuprobieren. Machen Sie sich klar, dass es eine Lernkurve geben kann, nehmen Sie sich Zeit, um etwas über das Tool zu lernen, aber geben Sie ihm ein paar Wochen und sehen Sie, wie es für Sie funktioniert. Natürlich sollten Sie zu Beginn nicht alle Ihre Daten migrieren. Testen Sie es einfach mit einer kleinen Menge an (Beispiel-)Daten. Am Ende gibt es nichts Besseres als echte Nutzererfahrungen.